Jedes Jahr das Gleiche im Herbst. Nachdem alle aus dem Sommerurlaubsschlaf aufgewacht sind, müssen die Projekt noch dieses Jahr abgeschlossen werden. Obwohl ich alles getan habe, dass wir nicht zu viel Arbeit haben, hat es uns nun auch erwischt: Die nächsten 6-8 Wochen dürften wohl einige Baustellen länger liegen bleiben als geplant. Ich messe regelmäßig unseren Auftragsvorlauf. Die 4 Balken links sind die Jahresziele der letzten Jahre. Für 2022 haben wir uns 140% Auslastung vorgenommen. Man meint das ist zu viel. Aber die Erfahrung der letzten 3 Jahre hat gezeigt, dass sich durch bauseitige Verschiebungen oder auch Materialmangel immer so viel verschiebt, dass es dann gerade so reicht.
Wie hoch sollte die Auslastung sein?
Wieviel Auslastung du planen solltest hängt aber auch davon ab was Du für eine Kundenstruktur hast. Wir haben keine Privatkunden und können kaum Projekte verschieben. Wenn Du viel Privates hast, reichen Dir auch sicher 80-100% geplante Auslastung. Der blaue Balken ganz rechts ist der September. Wir haben eine prozentuale Auslastung bis Weihnachten von 133%. Man könnte meinen das ist gar nicht so schlimm. Allerdings kommen die ganzen Baustellen im Oktober und November. Im Dezember steht nichts mehr drin.
Kenne Deinen Auftragsvorlauf!
Warum schreibe ich darüber und zeige Dir das? Weil es einfach verdammt wichtig ist zu wissen, wie viel Arbeit man im Vorlauf hat. Zumindest weiß ich schon seit 8 Wochen, dass wir auf keinen Fall noch Arbeit für dieses Jahr annehmen. Sonst wäre es noch schlimmer gekommen.
Jetzt können wir mit unseren Kunden reden und wissen, was Sache ist. Es gibt nichts Schlimmeres Kunden von Woche zu Woche zu vertrösten und keine verlässliche Aussage treffen zu können, wann die Arbeiten weitergehen.
Ich messe auch den Auftragsvorlauf für die nächsten 6 Monate. Dann kann ich frühzeitig sehen, ob sich der Markt verändert, ob wir mehr Angebote schreiben müssen, oder ob wir locker machen können und uns aufs Tagesgeschäft oder andere Projekte konzentrieren. Wir können uns um Subunternehmer bemühen, oder auch versuchen jetzt schon das ein oder andere Projekt längerfristig zu verschieben. Hier die für mich zwei wichtigsten Erkenntnisse, aus den Erfahrungen der letzten Jahre, wenn Du eine genaue Kapazitätsplanung machst.
- Du kannst Dir Platz lassen für kurzfristige Aufträge, die zu richtig guten Preisen vergeben werden.
- Du kannst Dir frühzeitig Subunternehmer suchen, wenn du zu viel Arbeit hast. Kurzfristig findest Du nur sehr schwierig jemanden.
Und wer mehr als 6 Monate Aufträge im Vorlauf hat, hat meines Erachtens zu billig angeboten. Wer bitte braucht für 1 Jahr Vorlauf? Es kommen doch immer neue Projekte nach.
Eine gute Kapazitätsplanung, so dass Du nicht zu viel oder zu wenig Arbeit hast, ist mit das Wichtigste überhaupt für einen Handwerksbetrieb. Wenn Du zu viel Arbeit hast, geht alles den Bach runter. Die Zufriedenheit Deiner Kunden, Deiner Mitarbeiter und auch Deine Eigene, da dein Stresspegel enorm ansteigt.
Weißt Du immer wieviel Auftragsvorlauf hast? Wie misst Du ihn? Ich freue mich auf Deine Antwort.