Wie gewährleiste ich, dass Bewährtes nicht wieder vergessen wird? Wie setze ich das im Alltag um? Heute erkläre ich Dir, wie Du mit diesen Qualitätsmanagement Dokumenten umgehst, sodass sichergestellt ist, dass an jedem Arbeitsplatz nur die jeweils gültigen Dokumente verwendet und auch gefunden werden.
Qualitätsmanagement ohne Zertifizierung – so kannst Du sofort anfangen
Du wirst sofort mit Deinem eigenen Qualitätsmanagement starten können, nachdem Du diesen Artikel gelesen hast. Du wirst Klarheit darüber haben, was wichtig bei der Ablage ist und was in einem Qualitätsmanagement Dokument enthalten sein muss. Du musst nur die Dokumente, die Du schon hast, richtig benennen und in Struktur bringen. Dann kannst Du darauf aufbauen und jeden Tag ein wenig besser werden.
Qualitätsmanagement ist ein Prozess
Qualitätsmanagement entsteht nicht an einem Tag. Es ist ein kontinuierlicher Prozess, der nie aufhört. Gerade diese Woche habe ich mit unserer Sabrina das Thema Vertragserfüllungsbürgschaften besprochen und ein eigenes Dokument erstellt. Ich bin mir sicher, dass Du auch regelmäßige Prozessen jeglicher Art verbesserst. Jetzt musst Du es nur noch aufschreiben, in Form bringen und für alle im Büro zur Verfügung stellen. Einmal jährlich kannst Du Dir dann alle Prozesse anschauen. Hat sich das bewährt, was wir uns ausgedacht haben? Können wir etwas verbessern oder ist das gut so? Oder können wir das wieder in die Tonne hauen? Jetzt aber zur praktischen Umsetzung!
Welche Dokumente lege ich ab?
Was sind eigentlich Qualitätsmanagement Dokumente? Alles, was sich qualitätsrelevant auf Dein tägliches Arbeiten auswirken kann. Mit Qualität ist nicht nur die technische Qualität auf der Baustelle gemeint. Es geht auch um Arbeitsplatzqualität. Es geht um Mitarbeiterzufriedenheit. Es geht um die Wirkung Deines Unternehmens nach außen und vieles mehr. Einfach alles, was dafür sorgt, dass Du ein erfolgreiches Unternehmen hast. Was erfolgreich ist, musst Du für Dich selbst definieren. Für die einen ist das Geld das Wichtigste. Für die nächsten die Kundenzufriedenheit und für Andere die gute Stimmung unter allen Mitarbeitern. Jeder kann da seine eigenen Prioritäten setzen.
Personenbezogenen Dokumente, die nur einer Person zuzuordnen sind, werden dort nicht abgelegt. Die Vorlage für den Arbeitsvertrag schon. Der ausgefüllte Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters nicht.
Damit Du es Dir besser vorstellen kannst, habe ich hier eine Übersicht aller meiner Dokumente als Anregung. Aber keine Angst: So groß musst Du nicht beginnen. Ich mache das nun schon seit 10 Jahren. Auch wenn Du erst einmal mit fünf Dokumenten beginnst, ist das schon gut.
Diese Grundregeln solltest Du am Ablageort Deiner Qualitätsmanagement-Dokumente beachten
Die Dokumente sollen für die Personen verfügbar sein, die es auch betrifft. Nicht jedes Dokument darf jeder sehen. Lohninformationen gehören nur in die Personalabteilung oder zum Chef. Interne Unternehmensdaten sollten nur bei Dir als Chef liegen. Viele andere Dokumente sollten aber für alle verfügbar sein.
Daher habe ich meine Dokumente in verschiedene Ordner gepackt mit dem Hintergedanken: Wer darf was sehen?
Ich habe fünf Kategorien, die unserem Qualitätsmanagement-System FIRST der 100Top-Dachdecker entspringen. So sieht das bei uns im Finder (Explorer) aus. Du solltest Deinen Ordner statt FIRST Qualitätsmanagement benennen. Oder einen schicken eindeutigen Namen selbst aussuchen. Es muss nur klar sein, was gemeint ist:
- Mitarbeiter (sichtbar für Personalabteilung und Chef)
- Organisation (sichtbar für alle)
- Chef (nur sichtbar für Chef)
- Kunde (sichtbar für mich)
- In Vorbereitung (sichtbar nur für mich. Hier sind alle neuen Dokumente drin, die bisher nicht freigegeben sind)
- Archiv (sichtbar nur für mich. Hier sind alte, überholte und ungültige Dokumente abgelegt)
Wo lege ich die Qualitätsmanagement-Dokumente ab?
Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Das hängt vordergründig von Deiner Infrastruktur ab.
Es spielt keine Rolle, ob Du das digital machst oder auf Papier, wenn Dir das lieber ist.
Es kann in der Cloud sein, oder auch auf Deinem Server im Keller.
Jedoch nicht nur bei Dir lokal auf dem Rechner. Die Dokumente sollen für alle verfügbar sein. Sonst hängt die ganze Arbeit wieder nur an dir. Ich hatte meine Dokumente bis jetzt in der i-Cloud. Dort kannst Du zu jedem Ordner Mitarbeiter einladen. So ist gewährleistet, dass jeder nur auf die Ordner zugreifen kann, die ihn etwas angehen. Vorteil der i-Cloud ist auch, dass Du gemeinsam und gleichzeitig in Dokumenten und Tabellen arbeiten kannst. Das geht sicher auch über Google Docs, Microsoft-Teams oder vielleicht auch über die Dropbox oder andere Cloud-Dienste. Das ist allerdings nicht mein Spezialgebiet. Nimm am besten Kontakt zu Deiner IT auf, wenn Du Dich nicht damit auskennst.
Bevor das eingerichtet ist, kannst du aber trotzdem schon mal starten. Beginne mit den Dokumenten, die für alle sichtbar sein dürfen. Chefrelevante- oder Personaldaten, die nicht für alle sichtbar sein dürfen, behältst Du dann eben vorerst bei Dir lokal auf dem Rechner.
So startest Du mit Deinen ersten Dokumenten
Lege auf Deinem Server einen Ordner an und nenne ihn Qualitätsmanagement. Dort packst Du die relevanten Qualitätsmanagement Dokumente rein. Auf das Laufwerk sollten alle Mitarbeiter Zugriff haben. Wichtig ist, dass Du Dich auf einen Ablageort festlegst. Es funktioniert nicht, wenn Du an verschiedenen Orten qualitätsrelevante Dokumente ablegst.
Es funktioniert auch nicht, wenn jeder Mitarbeiter im Büro seine eigenen kleinen Prozesse nur für sich aufschreibt. Alles, was qualitätsrelevant für das Unternehmen ist, sollte auch für alle verfügbar sein. Wenn Du das auf Papier machst, ist das recht einfach zu handeln. Der Chef-Ordner ist bei dir im Zimmer und der Organisationsordner im Büro für alle verfügbar. Das ist aber doch recht Oldschool und aus meiner Sicht nicht empfehlenswert. Allerdings für den Anfang besser als Nichts. Digitalisieren kannst Du immer noch. Es kommt darauf an, dass der Prozess klar ist.
Die Versionierung bei der Aktualisierung von Dokumenten läuft automatisch. Über Volltextsuche finde ich alle relevanten Informationen. Alles läuft im Browser. Auch wenn ich die Excel oder Word Dokumente anpassen muss, öffnen sich die Dokumente im Office Online.
Wie sorge ich dafür, dass ich die Dokumente schnell finden kann?
Eine genaue und klare Dateibezeichnung ist ausschlaggebend dafür, dass Du die Dokumente schnell finden kannst. Ich versuche dabei das Dokument so kurz wie möglich, aber so klar wie nötig zu benennen. Die Datei heißt dann so wie das Dokument zusätzlich mit einem Datum versehen. Unser Abnahmeprotokoll heißt dann „Abnahmeprotokoll 2023_10_24“ Früher hatte ich das Datum vor dem Dateinamen stehen. Dann lässt sich das aber im Explorer nicht alphabetisch sortieren und man sucht sich einen Wolf, wenn im Ordner mal ein paar mehr Dokumente sind. Alternativ kannst Du das Dokument auch über die Suchen Funktion finden.
Manchmal weiß man aber nicht ganz genau, wie das Dokument heißt. In diesem Fall erleichtert eine gute Übersicht im Explorer einem das Leben.
Hier fehlen bei einigen Dokumenten das Datum. Das liegt daran, dass wir die Dokumente in unser Dokumentenmanagement überführt haben und dann das Datum nicht benötigen. Du solltest das Datum im Dateinamen immer dazu schreiben.
So sieht das dann bei uns im Finder (Explorer) aus:
Was muss auf ein Qualitätsmanagement Dokument drauf?
Wie halte ich die Qualitätsmanagement Dokumente aktuell?
Sobald Du eine Änderung an einem Dokument durchgeführt hast, ändere das Datum. Das hat den Vorteil, dass klar ist, welches die aktuelle Version ist. Manchmal speichern sich Mitarbeiter Vorlagen auf ihrem eigenen Rechner ab, oder die Dokumente werden ausgedruckt. Dann sieht man nicht mehr, ob das Dokument noch die aktuelle Version ist.
Ich lösche überholte Dokumente nicht, sondern ich schiebe sie ins Archiv. Vielleicht will man ja eines Tages auch mal wieder darauf zurückgreifen.
Wie gewährleiste ich, dass keine alten Qualitätsmanagement Dokumente verwendet werden?
Wenn Du ein Dokument hast, welches Du nicht mehr brauchst, oder welches veraltet ist, kennzeichne es mit einem X. Ich benenne die Datei am Anfang des Dateinamens mit einem X und verschiebe es in mein Archiv. Dann ist auch gewährleistet, dass nicht aus Versehen die Datei übers Suchfenster gefunden und verwendet wird.
Bringt das Qualitätsmanagementsystem auch was, wenn ich mich nicht zertifizieren lasse?
Wir waren von 2013 bis 2021 nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert. Das war für mich eine der besten Entscheidungen, die ich als Unternehmer getroffen habe. Aber nicht, weil das nach außen eine so tolle Wirkung hatte, oder weil wir Aufträge daraus generiert hätten. Nein. Es war genial, dass ich endlich unsere internen Prozesse sortieren konnte. Ich bin früher verrückt geworden. Ich hatte so viel Ideen und wusste nicht, wohin damit. Die ISO hat mir damals ein Gerüst gegeben, in dem ich alles einsortieren konnte.
Seit 2 Jahren habe ich mich von der ISO 9001 verabschiedet, da wir bei unseren 100TOP-Dachdeckern ein eigenes Qualitätsmanagementsystem namens FIRST haben. Dort werden wir auch von außen auditiert und geprüft, ob wir die Vorgaben einhalten. Wenn Du aber nicht die Möglichkeit hast, ein offizielles Qualitätsmanagementsystem zu nutzen, dann mache es trotzdem. Mache es für Dich. Du brauchst nur genügend Motivation, da auch dranzubleiben. Wenn es keine Deadline gibt, bis wann alle Dokumente aktuell sein müssen, ist es schon mal schwierig dranzubleiben und sich zu motivieren. Aber es lohnt sich!
Für Profis: Qualitätsmanagement in einem Dokumentenmanagementsystem
Ich überführe gerade unser Qualitätsmanagement in unser Dokumentenmanagementsystem DocuWare. Das ist recht praktisch, da ich jedem Dokument eine Berechtigung geben kann, wer was sehen darf. Ich habe drei Berechtigungs-Kategorien:
- Alle (für alle sichtbar)
- Chef (nur Führungsebene und Chef)
- KM (nur für mich, da ich Qualitätsmanagementbeauftragter bin)
Das macht einen Riesenspaß, da ich alles im Browser bearbeiten kann. Selbst die Office Dokumente lassen sich im Browser bearbeiten. In der i-Cloud war oft das Problem, dass aufgrund von unterschiedlichen Programmversionen die Synchronisation fehlerhaft war. Das Problem hast Du im Browser nicht. So sieht das bei uns aus in DocuWare im Browser aus:
Qualitätsmanagement nimmt Stress
Wir alle wollen ein harmonisches Umfeld und keinen Stress. Der Alltag von uns sieht oft anders aus. Ich behaupte aber auch, dass viel Stress hausgemacht ist, weil es an guter Organisation im eigenen Betrieb fehlt. Denn Harmonie bekommen wir nicht, weil wir alle lieb miteinander sind. Nein.
Harmonie kommt,
wenn wir unsere Mitarbeiter wertschätzen.
Wenn jeder weiß, was er zu tun hat.
Wenn nichts schiefläuft.
Wenn wir gut organisiert sind.
Und da hilft ein Qualitätsmanagement ungemein dabei. Es hat rein gar nichts mit Bürokratie zu tun. Wir müssen auch keine Prozesse regeln, die seit vielen Jahren im Betrieb problemlos laufen. Aber alles andere, was verbessert werden kann, schon.
Habt eine gute Woche
Beste Grüße
Klaus vom Dach
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