Digitale Baustellendokumentation – So kommen die Baustellenbilder auf Deinen Rechner

Du erfährst in diesem Artikel, wie Du die Baustellenbilder mit Hilfe einer Cloud effizient und schnell auf Deinen Rechner bekommst, und gleichzeitig für alle Projektbeteiligten verfügbar machst.

Du lernst auch, welchen wichtigen Grundsatz du unbedingt beachten musst, wenn Du einen neuen digitalen Prozess in Deinem Unternehmen erfolgreich einführen möchtest.

Falls du vorher wissen möchtest, wie Du es schaffst, dass Deine Mitarbeiter/innen gute Bilder machen, dann lies zuerst diesen Artikel.

Digitale Baustellendokumentation bei Marquardt Dächer & Fassaden

Es war Mitte März, und die Corona-Sache hat so richtig Fahrt aufgenommen. Wir mussten uns irgendwie so organisieren, dass wir im Falle eines Falles nicht die ganze Firma schließen müssen.

Was hat das jetzt mit den Bildern zu tun? Wir haben vor Corona noch ganz oldschool mit Digitalkameras unsere Baustellen dokumentiert und abends hat der Vorarbeiter die SD-Karte zur Sekretärin oder zum Bauleiter gebracht, so dass die Bilder den Baustellen zugeordnet werden konnten. Das ging dann so natürlich nicht mehr.

Mitten im Coronalockdown mussten wir den persönlichen Kontakt zwischen unseren Mitarbeitern draußen und im Büro so gut es geht vermeiden.

Was tun? Die Bilder mussten also direkt auf den Rechner. Der Erste Gedanke ist, dass man die Bilder per WhatsApp dem Bauleiter schicken kann, und der ordnet sie den Baustellen zu. Aber selbst wenn Du die Desktop Version auf Deinem Rechner installiert hast, ist das eine mühselige Arbeit. Und das ständige Gebimmel auf dem Handy bei jedem neuen Bild nervt auch.

Was also ist die Alternative? Wie kann ich den Prozess so gestalten, dass für unsere Jungs draußen, sowie für das Büropersonal die Arbeit erleichtert wird?

Ich weiß, dass es verschiedene Softwareanbieter im Dachdeckerhandwerk gibt, die es ermöglichen, die Bilder über eine systemeigene mobile App direkt im Archiv zuzuordnen. Aber alles, was ich bis jetzt gesehen habe, ist nicht wirklich so, wie ich mir das vorstelle. Denn einmal zugeordnet, kann man die Bilder schlecht bearbeiten oder auch mit anderen teilen.

Abgesehen davon würde ich mal behaupten, dass die allermeisten Dachdecker ihre Bilder auf dem eigenen Rechner oder Server in einer Ordnerstruktur á-la Explorer ablegen.

Alternative Cloud

Es gibt verschiedene Cloud-Anbieter auf dem Markt, die Du verwenden kannst, um Deine Bilder direkt auf Deinem Computer abzulegen. Wir nutzen Tresorit, da dies ein Anbieter aus Europa mit hohen Sicherheitsrichtlinien ist, der auch die Vorgaben der DSGVO unterstützt.

Ich weiß, dass es auch mit OneDrive von Microsoft geht, aber da haben wir wieder das leidige Thema mit dem Datenschutz und dem Server, der nicht in Europa steht. Weitere Anbieter sind z.B. Owncloud oder Nextcloud. Wie es mit denen funktioniert, habe ich allerdings noch nicht getestet.

Eine weitere Möglichkeit Deine Baustellenbilder in einer digitalen Projektmappe zu organisieren ist Memomeister. Ich hab mir die Software noch nicht nicht im Detail angeschaut, hab mir aber sagen lassen, dass sie durchaus eine sehr gute weitere Alternative darstellt.

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Du die Bilder viel früher zur Verfügung hast. Wenn Du zum Beispiel nachmittags schon Deine Baustellen für den nächsten Tag planst, und du nicht genau weißt, wie weit deine Mitarbeiter/innen auf der Baustelle vorangekommen sind, kannst Du dir die Bilder schon anschauen, während sie noch auf dem Weg nach Hause sind.

Wie Du die Ordner in deinem Bildordner anlegst und warum es extrem wichtig ist, dabei nach gewissen Regeln vorzugehen, kannst Du in diesem Blogbeitrag von mir lesen.

Das Ganze funktioniert natürlich auch hervorragend bei Montagebaustellen.

Du kannst auch Deine Nachunternehmer oder Partnerunternehmen mit einbinden. Zum Beispiel Deinen Stammgerüstbauer oder den Zimmermann. Du siehst schon, wie es auf der Baustelle aussieht, bevor Du das erste Mal da gewesen bist, ohne dass du Arbeit damit hast. Und wer kennt das nicht, dass wir auf die Baustelle zitiert werden und die Vorleistungen sind noch gar nicht fertig?

Hier mal eine Grafik, damit Du Dir vorstellen kannst, wie das System bei uns aufgebaut ist.

Die Basis ist der Server. Über diesen werden die Daten an die lokalen Arbeitsplätze gespielt.

Die Cloud bindet Homeoffice und Mobilgeräte an den Server an.

Das Gute dabei ist: Egal, ob Du auf dem Server, auf einem Mobilgerät oder im Homeoffice Bilder zuordnest, es gleicht sich alles über die Cloud und den Server ab, so dass die Bilder jedem zur Verfügung stehen.

Du kannst die Bilder auch mit Deinem Kunden, Architekt oder Bauleiter per Link teilen.

Der wichtigste Grundsatz bei einem Digitalisierungsprozess

Neue digitale Prozesse müssen für alle Beteiligten von Vorteil sein. Was meine ich damit? Ich versuche es Dir zu erklären.

Wenn Du einen digitalen Prozess einführst, der Dir als Chef Zeit spart, dein Mitarbeiter aber eher mehr Zeit benötigt, dann wird das niemals funktionieren. Digitalisieren bedeutet nicht Arbeit abzuwälzen, sondern Prozesse für alle Beteiligten effizienter zu gestalten.

Bei unseren Baustellenbildern ist das so. Wir im Büro sparen die Zeit jeden Abend, die Bilder manuell den Baustellen zuzuordnen. Und die Mitarbeiter sparen sich auch Zeit, da sie nach Feierabend nicht noch ins Büro müssen, bis sich jemand gefunden hat die Bilder zuzuordnen.

Würden Deine Mitarbeiter z.B. die Bilder per WhatsApp ins Büro schicken, hätten die es auch einfach. Aber im Büro fällt die manuelle Zuordnung nicht weg. Nichts gespart. So funktioniert Digitalisierung nicht.

Da die Bilder in unserem Fall jetzt in der Cloud sind, können wir diese auch recht einfach mit der Bauherrschaft, dem Architekten oder Bauleiter teilen. Das spart auch wieder Zeit.

Das alles musst Du aber auch mit Deinen Mitarbeitern kommunizieren. Wenn die verstehen, dass sie selbst Zeit sparen und dass auch alle anderen davon profitieren, dann machen sie auch mit.

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